1. Introduction
La page "Réserver un bureau" sous la section « Services » offre des possibilités de réservation.
Avec la situation actuelle due au Covid19, la distanciation sociale est devenue une exigence dans les lieux publics, et en particulier au bureau.
Grâce à cette page, les organisations auront la possibilité de réguler au maximum l’occupation des installations de l’entreprise et, par conséquent, d’assurer la sécurité des employés.
Les employés peuvent accéder à la page pour vérifier les disponibilités du bureau, et en réserver s’ils en ont la possibilité.
2. Comment réserver un bureau ?
Lorsque vous souhaitez réserver votre bureau, vous commencez par filtrer la date.
Cliquez sur l’icône "Calendrier", puis choisissez la date et l’heure.
Choisissez la date
Choisissez l’heure
Lorsque vous choisissez la date et l’heure, une liste des bureaux disponibles pour la date choisie s’affiche.
Vous pouvez :
- Choisir un bureau dans la liste des bureaux Ă droite ou
- Choisir un bureau à partir d’un plan de bureau coloré sur la gauche
Vous pouvez rapidement voir les bureaux disponibles liés à la date que vous avez choisie car ils sont colorés alors que ceux déjà réservés sont gris.
Après avoir choisi un bureau disponible, remplissez les informations dans le formulaire de réservation de bureau : il vous suffit de sélectionner la date et l’heure pour votre bureau !
Si vous souhaitez réserver un bureau pour une journée entière, sélectionnez simplement l’option « Toute la journée ».
Sur la droite, sous « prochaines réservations », vous pourrez voir les réservations pour un bureau choisi à l’avenir, de sorte que vous pourrez également réserver le même bureau pour les dates futures.
Lorsque vous réservez un bureau, votre réservation apparaîtra à droite, sous « réservations ».
3. Partie pour les contributeurs
Les contributeurs pourront créer et personnaliser les cartes. Pour ce faire, vous devez cliquer sur le bouton « Edit ».
Ce faisant, un formulaire de modification apparaîtra et vous pourrez commencer à définir les propriétés. Vous pouvez :
- Utiliser des cartes existantes et définir les propriétés ou
- en créer une nouvelle en la personnalisant comme vous le souhaitez
Utiliser des cartes existantes
Ici, vous pouvez configurer quelques-uns des comportements de vos composants WebPart :
- Affichez la carte
- Affichez la liste des bureaux
- Laisser les utilisateurs changer de carte
- Affichez le titre de la carte
- Activez les notifications par mail et, le cas échéant, sélectionnez le modèle d’e-mail dans la liste déroulante : il est géré dans Powell Manager - vous pouvez créer vos modèles d’e-mails dans l’entrée correspondante, et ils apparaîtront dans la liste des modèles disponibles du composant WebPart.
- Définissez le nombre maximum de jours pour une réservation
- Définissez un groupe d’administrateurs des soumissions
Groupe d’administrateurs de soumission : Les personnes sélectionnées dans ce champ pourront réserver un bureau non seulement pour elles-mêmes, mais aussi pour d’autres personnes (ce qui est affiché dans la liste du groupe d’administrateurs de soumission est le groupe Office 365).
Vous pouvez aussi modifier votre carte, ce qui veut dire :
- ajouter un emplacement : cela ajoutera un autre bureau
- ajouter une salle de réunion : ajoutez une autre salle à la carte. Vous pouvez également choisir les salles proposées dans la liste
- supprimer une zone
- modifier une zone : vous pouvez modifier le nom d’une zone, la couleur et activer le ciblage d’audience.
Activer le ciblage d’audience : restreindre une zone à un groupe spécifique de personnes (en fonction des groupes de sécurité SharePoint).
Créer une carte
Ici, vous pouvez configurer vos cartes et l’organisation souhaitée pour votre composant WebPart.
- Tout d’abord, vous devrez créer une nouvelle carte. Chaque fois que vous voudrez ajouter une nouvelle carte, vous devrez cliquer sur « Créer une carte » et télécharger votre carte. En mode édition, vous pouvez créer une nouvelle carte en téléchargeant un fichier pour l’arrière-plan.
Nous vous recommandons de télécharger une image au format Web (~200ko)
- Une fois l’arrière-plan de votre carte téléchargé, vous pouvez ajouter un titre à votre carte et définir le nombre maximal de réservations autorisées pour l’ensemble de la carte. Ensuite, vous pouvez commencer à créer vos espaces et vos bureaux.
- Ensuite, vous devrez créer un nouvel espace :
Un espace vous permet de regrouper vos bureaux dans différentes sections, par exemple celles réservées à une équipe (Marketing, R&D...), ou selon le type de bureau proposé (salle de réunion, bureau personnel, open space...).
Cliquez sur le bouton « Ajouter une zone » pour insérer une nouvelle zone. Remplissez le nom de la zone et cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
- La zone prendra une couleur aléatoire et tous vos bureaux créés sous cette zone prendront cette couleur sur la carte. À l’avenir, vous pourrez ajouter un groupe d’utilisateurs à une zone et mettre à disposition des bureaux uniquement pour les personnes présentes dans ce groupe.
- Ensuite, vous pouvez créer un nouveau bureau. Sous votre espace, vous pouvez créer un bureau en cliquant sur le bouton « Ajouter un emplacement » ou « Ajouter une salle de réunion ». Cela créera un nouveau carré dans la carte que vous pourrez manipuler (redimensionner, déplacer), et placer où vous voulez dans votre carte.
- La dernière étape consiste à enregistrer la configuration.
Une fois que vous avez créé toutes vos zones et bureaux, vous pouvez enregistrer vos paramètres de carte et la configuration du composant WebPart pour voir le résultat !
Maintenant, vos utilisateurs peuvent réserver des bureaux disponibles !